I varje verksamhet finns kostnader som styrs av externa faktorer och som därmed är svåra att ha en direkt kontroll över.

Sådana kostnader handlar ofta om makroekonomiska faktorer – det kan röra sig om konsumenttrender som har en påverkan på affären, tillgång och efterfrågan, stigande råvarupriser eller globala fluktuationer av räntor som påverkar kostnader inom din verksamhet. I det här fallet handlar det för dig som handlare mycket om att vara väl påläst för att i största möjliga mån kunna hantera dessa faktorer – men det finns i regel mycket lite att göra för att förändra dessa påverkansfaktorer. När det kommer till lagerdagar och påverkan av dessa externa faktorer kommer ömsom skapa gynnsamma förhållanden för branschen, och ömsom vara en källa till huvudbry och oro.

Det finns även interna faktorer som påverkar kostnadsbilden för en verksamhet. Här brukar vi på Carcare prata om kostnad för lagerhållning av bilar. Den delar vi i sin tur upp i helt kontrollerbara dagar och delvis kontrollerbara lagerdagar.

De dagar som är svårare att kontrollera är hur snabbt bilen säljs. En del variabler går dock att kontrollera här.

Prisstrategi – är en stark kontrollerbar faktor, hur ni prissätter era bilar för att vara konkurrenskraftiga löpande.

Försäljningskanal – handlarbil, export, auktion eller sälja bilen själv.

Annonsstrategi – Formatet såsom korrekt annons, bra rubriksättning, video, bra bilder m.m. men även mängden exponering. En mer svårsåld bil behöver mer exponering för att säljas inom rimlig tid alternativt välja en annan försäljningskanal. Avseende annonsstrategi finns en mängd tjänster för att automatisera detta. Carcare kan hjälpa till med att identifiera att en bil är svårsåld och automatisera andra tjänster för att öka exponering av specifika fordon baserat på datapunkter såsom hur svårsåld bilen är.

Utöver det är det marknaden som styr hur snabbt bilen kommer att säljas. Får du insikt i hur snabbt bilen kommer säljas redan när du byter in den eller till och med innan så är det ett bra stöd i beslutet om det är klokt att sälja bilen på egen hand eller inte. Ett bra tips är att också ha en tydlig avyttringsstrategi kopplat till de normalvärden som sitt lager bör säljas på. Exempelvis att priset justeras i ett tajt intervall samt att bilen avyttras när bilen blivit visst gammal. Här kan man använda den vinstmarginal som finns på bilen för att avgöra när en bil bör avyttas för att inte få ett negativt resultat på bilen.

När det handlar om kontrollerbara lagerdagar är det från att bilen byts in till dess att den är klar till försäljning samt från att bilen säljs till dess att den levereras ut. Den här delen kontrollerar ni helt själva och är otroligt viktig för det totala resultatet i er begagnataffär. Det finns några faktorer som vi ser gemensamma för de som lyckas skapa bra resultat i sin begagnataffär.

1. Tydlig målsättning och ansvarsfördelning

Processen för att hantera en begagnad bil behöver vara definerad och tydlig för alla inblandade – sälj och servicemarknad. Finns det ingen process som stegvis talar om hur ni bedriver verksamheten så är det klokt att ta fram en sådan.

2. Data och uppföljning

För att ni ska veta om hur länge det tar att ställa iordning en bil så behövs data på det. Det behövs mätpunkter som följs upp kontinuerligt. Vill understryka hur viktig den här punkten är för data gör inget om den inte används. Förslag är veckomöten där de KPI:er man önskar mäta följs upp. Sådana KPI:er kan exempelvis vara iordningställandetid, omsättningshastighet, antal leveranser och antal inköp som direkt kan kopplas mot budget.

3. Prioritering av begagnade bilar

För de som är märkeshandlare så är tydlighet av prioritering viktigt för att skapa lönsamhet för begagnade bilar. Om alltid nya bilar prioriteras på servicemarknad över begagnade bilar så behöver flödet av nya bilar övervakas för att kunna ta rätt beslut för att ställa i ordning begagnade bilar snabbt. Risken är annars att begagnade bilar blir drabbade när hög volym av nya bilar råder. Genom att bevaka flödet av nya bilar och inflödet av begagnade bilar så kan bemanning på servicemarknad ske på adekvat sätt för att täcka upp volymvarianser.

För att få en överblick över dagskostnaden kopplad till varje unikt fordon som säljs finns det ett par kostnadsposter vi använder oss av. Kostnad per bil och kostnad per utrymme. Kostnad per fordon är sådana kostnader som är direkt kopplade till varje unikt fordon och det är även den kostnaden som är mest använd idag. Det är summan av den ränta samt den värdeminskning som belastar bilen från inköp till leverans. Värdeminskningen av ert lager kan vi på Carcare hjälpa er att ta fram löpande och den ränta ni betalar behöver ni själv räkna ut, även om ni har internfinansiering så bör internränta tas med i beräkningen. Vanligen ser vi en kostnad per fordon och dag kring 300 kr.

Kostnad per utrymme inkluderar även de fasta kostnader som är kopplat indirekt till varje unikt fordon. Personal, drivmedel, hyra, exempel på sådana kostnader, de delas med andra delar inom verksamheten vilket gör att de inte är lika vanliga att räkna på eftersom de krävs mer arbete. Dessa skiljer sig mellan olika bilåterförsäljare, anläggningar och volymkapacitet men en grov tumregel brukar vara att dubbla kostnad per bil. Kostnad per utrymme blir således i ovanstående exempel 600 kr.

För att sedan räkna ut totala lagerhållningskostnaden per fordon så kan ni ta:

Kostnad per fordon = (365 / [omsättningshastighet]) x [kostnad per fordon och dag]
Omsättningshastighet = [antal levererade bilar under året] / [genomsnittligt lager under året]

Enkelt sett utgör omsättningshastigheten antalet levererade bilar under ett år genom ett snittlager. När ni har fått klarhet i omsättningshastigheten kan ni således räkna ut hur många dagar det i dagsläget tar för en bil att gå från inköp till leverans.

OBS! Kom ihåg att bara för ni säljer bilen så kommer kostnaden fortfarande finnas till dess att ni levererar ut den. Nu har ni snittkostnad per dag och antalet dagar en bil lagerhålls hos er – och kan enkelt få fram en kostnad för att lagerhålla en bil.

Vi illustrerar med ett räkneexempel:

* Räntekostnaden kan ni får fram genom att se över fakturor internt och dela upp per fordon. Värdeminskningen kan vi hjälpa till med att ta fram där vi jämför första utannonserade pris jämfört med vad faktiskt bilen säljs för. I exemplet ovan har vi räknat på en värdeminskning på 10 000 kr per fordon för att sedan dela upp på genomsnittligt antal dagar en bil hålls i lager 42,59.

Ledtider är ett nyckeltal att arbeta med för alla bilhandlare för att minska kapitalbindningsrisken och öka lönsamheten. Genom att systematiskt arbeta för att förbättra sina ledtider kommer verksamheten gynnas på fler sätt än bara rent resultatmässigt. Lagerhållningskostnaden per bil kommer att gå ner och skapar en direkt effekt på resultatet, ni får bättre samarbete mellan avdelningar, kan arbeta aktivt för att förstå vilka externa partners som levererar och vilka som behöver bytas ut, och kan i förlängningen centralisera flertalet nyckelfunktioner för att på så sätt vinstoptimera verksamheten ytterligare.